Thomas Klews, Geschäftsführer von Impower, unterscheidet zwischen drei Stufen von KI im Bereich der Automatisierung. Auf der ersten Stufe stehen einfache maschinelle Lern-Algorithmen, die in der Lage sind, grundlegende Muster zu erfassen, zum Beispiel für die Verbuchung von Bankumsätzen.
Die zweite Stufe nutzt sogenannte Deep-Learning-Modelle; sie können komplexe Aufgaben mit unstrukturierten Daten lösen. „Die meisten von uns begegnen solchen Modellen bereits im Alltag: Online-Plattformen wie Spotify oder Instagram nutzen diese Modelle, um auf Basis von Nutzerverhalten personalisierte Inhalte vorzuschlagen. Im Bereich des Gebäudemanagements können KI-Algorithmen eingesetzt werden, um den Zustand von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagenvorherzusagen und Wartungsmaßnahmen vorherzusagen”, erklärt Klews.
OpenAI, bekannt durch ChatGPT, hat mit sprachbasierten Modellen die dritte Stufe eingeläutet: Ähnlich wie der Mensch ist ChatGPT in der Lage, Absichten zu verstehen, Informationen zu extrahieren oder Fragen zu verstehen und zu beantworten. Diese Fähigkeit eröffnet neue Anwendungsmöglichkeiten – gerade Hausverwalter erhoffen sich davon Unterstützung für die Flut an Aufgaben.
Immobilienverwaltungen müssen jeden Tag Unmengen an Arbeit bewältigen. Viele sind damit überfordert, weil sie nicht genug Personal finden. Der hohe Personaleinsatz ist ein wesentlicher Grund für die geringen Margen in der Branche. Hier kommen KI und intelligente Automatismen ins Spiel: Sie können den Personalbedarf erheblich senken, weil Arbeitsabläufe viel schneller erledigt werden oder ganz entfallen. Für viele Hausverwaltungen kann dies ein echter Rettungsanker angesichts des Fachkräftemangels sein.
Handfeste Unterstützung bei der Bearbeitung der Post
Bereits heute unterstützen intelligente Automatismen die Sortierung von Post und E-Mails. Ob Rechnungen, Schadensmeldungen oder Prüfberichte: ERPs wie Impower verfügen über einen Dokumenteneingang mit intelligenter Texterkennung, die automatisch erfasst, zu welchem Objekt ein Schreiben gehört, passende Vorgänge anzeigt und am Ende das Dokument automatisch auch im DMS, zum Beispiel Sharepoint, inklusive aller erfassten Metadaten im richtigen Ordner abspeichert. Das erspart viel Arbeitszeit. Briefe, die in Papierform im Postkasten landen, lassen sich per Knopfdruck mit dem Scanner direkt ins System scannen, E-Mails einfach weiterleiten.
Automatisierte Buchhaltung – Personalbedarf um bis zu 80 Prozent reduzieren
Die Texterkennung ermöglicht auch eine blitzschnelle Buchhaltung, für die sich die KI besonders eignet. Sobald etwa die Rechnung eines Handwerkers eintrifft, erkennt Impower das betreffende Objekt sowie alle Rechnungsdaten. Die Buchungsmaske wird automatisch befüllt, die Zahlung automatisch angelegt. Auch hier werden zugehörige Vorgänge in der Buchungsmaske angezeigt, was eine inhaltliche Prüfung von Rechnungen erleichtert. Mit dem Buchhaltungssystem lässt sich die benötigte Arbeitszeit um bis zu 80 Prozent reduzieren. Oder anders ausgedrückt: Mit Impower kann ein Mitarbeiter bis zu viermal mehr Einheiten betreuen als mit Altsystemen ohne intelligente Automatisierung.
Mit Impower kann ein Mitarbeiter bis zu viermal mehr Einheiten betreuen als mit Altsystemen ohne intelligente Automatisierung
Intelligente Automatisierung über Systeme hinweg – mit modernen Schnittstellen
Eine wichtige Voraussetzung für die Anwendung von KI ist die intelligente Vernetzung mit anderen Systemen wie casavi, etg24, facilioo oder Microsoft Office. Über die modernen und offenen Schnittstellen werden Daten in Echtzeit und in beide Richtungen synchronisiert. „Impower liefert damit die wertvollen Daten für die KI der anderen Programme. Und die Kunden von Impower profitieren gleichzeitig von dieser KI “. So bieten die drei Portalanbieter bereits auf ChatGPT basierende KI-Tools an, die eingehende Eigentümer- oder Mieteranfragen zusammenfassen, priorisieren und Vorschläge für die Beantwortung unterbreiten. Auch Systeme wie managble AI, die Sprachnachrichten zusammenfassen, lassen sich problemlos in eine Systemlandschaft einbinden. Gerade die Verknüpfung mit Microsoft wird für die Nutzung von KI künftig entscheidend sein – kein anderes Unternehmen investiert mehr in KI als Microsoft.
KI übernimmt also schon heute viele Arbeitsschritte, um die Belastung in der Verwaltung zu reduzieren. Voraussetzung dafür sind jedoch eine digitalisierte Arbeitsweise und clevere miteinander vernetzte Systeme. Impower liefert hierfür das passende Herzstück und schafft so schon heute die Grundlage für das nächste Level der KI.
„Hausverwaltungen, die nicht digital arbeiten und konsequent automatisieren, werden in Zukunft nicht mehr konkurrenzfähig sein”, meint Thomas Klews von der Münchner Softwareschmiede. Denn moderne Systeme erledigen die Arbeit schnell und gewissenhaft – und mit viel weniger Personalbedarf. Ein Trend, der erst begonnen hat und den kein Hausverwalter verpassen sollte.
Für eine moderne KI-gestützte Systemlandschaft wird nicht viel benötigt – denn mit einem schlanken ERP wie Impower, Microsoft 365 und einem Vorgangsmanagementportal ist die Hausverwaltung perfekt aufgestellt. Steigt man auf ein Cloud-System um, benötigt man zudem keine Server und keine IT-Berater mehr für Wartung und Betreuung. Notebook oder Rechner und eine Internetverbindung reichen aus: Mitarbeiter können modern und von überall arbeiten. Eine nicht zu unterschätzende Erleichterung und Einsparung.
Für die Umstellung auf eine moderne Systemlandschaft können Digitalisierungszuschüsse wie der Digitalbonus beim Bund und in einigen Ländern wie Bayern beantragt werden; ein Teil der laufenden Kosten kann schon im ersten Jahr übernommen werden. Gerne lassen wir Ihnen ein persönliches Angebot für Impower zukommen.
Steigt man auf ein Cloud-System um, benötigt man zudem keine Server und keine IT-Berater mehr für Wartung und Betreuung
Impower unterstützt Hausverwaltungen bei der Einführung des neuen Programms. Die Anbindung an bestehende Portale ist dank der offenen Schnittstellen sehr einfach. „Wir nehmen unsere Kunden bei der Systemmigration an die Hand. 80 bis 90 Prozent der Stammdaten können aus den bestehenden Portalen auf Knopfdruck importiert oder werden. Der Verwalter muss im Wesentlichen nur noch die Buchhaltungsdaten eingeben”, sagt Thomas Klews.
Ein entscheidender Faktor für die Einführung von modernen Systemlandschaften sind die Angestellten: Sie müssen von Anfang an eingebunden werden und schnell von Erfolgsmomenten profitieren. „Es macht einen enormen Unterschied, ein modernes und intuitives System wie Impower einzuführen, weil es nur wenig Schulungsaufwand benötigt und Mitarbeiter sehr schnell Erleichterungen im Arbeitsalltag erleben können“, so Klews.
Lesen Sie mehr zu den Voraussetzungen für die Nutzung von KI im Hausverwalteralltag.
