Spätestens seit dem Durchbruch des Chatbots ChatGPT ist Künstliche Intelligenz (KI) in aller Munde. Der Hype hat auch die Hausverwaltungen erfasst. Die Vorteile für die Branche sind nicht zu unterschätzen: Chatbots für Eigentümeranfragen, automatisierte Dokumentenverarbeitung oder intelligentes Mahnwesen. Teils bieten Softwareschmieden schon heute intelligente Automatismen mit echter KI an – wie das Münchner Unternehmen Impower. Doch auch die cleverste KI nützt nichts ohne die richtigen Voraussetzungen in der eigenen Immobilienverwaltung. Denn nur mit der passenden Systemlandschaft und einer digitalen Arbeitsweise ist der Einsatz von KI erfolgreich. Wie die Umstellung gelingt, erklären wir hier.
Bald wird in unserer Branche sehr viel mehr möglich sein: Mails von Kunden oder Handwerkern beantworten künftig Chatbots, Schlüsselbestellungen kommen automatisiert beim Kunden an und Banktransaktionen werden automatisch verbucht. Möglich werden diese revolutionären Arbeitserleichterungen erst durch eine passende Softwarelandschaft. „Sie muss aufeinander abgestimmt sein, damit keine Medienbrüche entstehen”, sagt Jürgen Forscht von Impower. „Nur so gelingt der Informationsaustausch von einem System zum anderen – und das in Echtzeit.”
Nur so gelingt der Informationsaustausch von einem System zum anderen – und das in Echtzeit
Möglich werden diese Verknüpfungen dank cloudbasierter Software. ERPs wie Impower sind wie ein Herz, das alle anderen Teile des Systems miteinander verbindet. In der Cloud sind die Systeme vernetzt und erhalten den Zugriff auf die für die KI notwendigen Informationen. Serverbasierte Produkte können das nicht, weil sie nur mit lokal verfügbaren Daten arbeiten. Und vor allem haben sie keinen Zugriff auf sogenannte Deep-Learning-Modelle, die für den Einsatz von KI notwendig sind. „KI funktioniert nur in der Cloud und mit offenen Schnittstellen – beides zeichnet cloudbasierte ERP-Systeme wie Impower aus”, so Forscht, der für das operative Geschäft zuständig ist.
Kunden von Impower profitieren durch den gegenseitigen Austausch der Systeme auch von deren KI, wie dem neuen KI-gestützten Chatbot Copilot von Microsoft. Diesen hat der Softwareriese kürzlich in Word und Excel integriert – und bald soll es den Copilot auch für den Dokumentenmanager Sharepoint geben. „Erhält ein Sachbearbeiter über Microsoft Office eine Mail, kann der neue Copilot diese selbstständig beantworten”, sagt Forscht.
KI funktioniert nur in der Cloud und mit offenen Schnittstellen – beides zeichnet cloudbasierte ERP-Systeme wie Impower aus
Neben einer passenden Softwarelandschaft braucht die KI auch eine konsequent digitale Arbeitsweise. Mit Rechnungen und Beschlüssen in verstaubten Aktenordnern kann sie nichts anfangen; die Technik benötigt digitale Daten, um zu lernen und Verwalterinnen und Verwaltern helfen zu können. ChatGPT ist nur deshalb so gut, weil es das gesamte Internet zum Lernen nutzt. Deshalb müssen auch Immobilienverwaltungen der KI möglichst viele Daten geben. „Wir sehen aber bei vielen Hausverwaltungen, dass sie noch immer mit umständlichen und manuellen Arbeitsschritten ihre Arbeiten erledigen. Viele verpassen das Potenzial der Digitalisierung”, sagt Forscht.
Sobald auch nur ein Dokument in Papierform abgelegt wird, können der KI wichtige Informationen fehlen. Auch telefonisch erteilte Arbeitsaufträge sollten im System dokumentiert werden. Im Idealfall bearbeiten Mitarbeiter nur einen digitalen Arbeitsstapel. Für jeden Auftrag ein Vorgang – mit dem die zugehörigen Dateien systemübergreifend verknüpft sind. Damit entfällt die doppelte oder dreifache Datenpflege in den verschiedenen Programmen und auf dem Papier.
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Schon in wenigen Jahren wird sich die Arbeit von Immobilienverwaltungen grundlegend verändern, glaubt Jürgen Forscht. „Verwalterinnen und Verwalter und Angestellte werden dann bei ihrer Arbeit von immer intelligenteren Systemen unterstützt. Vieles, was heute noch manuell erledigt werden muss, kann künftig die KI übernehmen.” Mit der richtigen Vorbereitung sind die Weichen für die Zukunft gestellt: für eine deutliche Entlastung und viel mehr Effizienz. Die KI ist auch die Lösung für den Fachkräftemangel, da ist sich Jürgen Forscht sicher.
