Die Schmid Hausverwaltung in Singen zum Beispiel konnte die Zahl ihrer verwalteten Einheiten mehr als verdoppeln – innerhalb von nur drei Jahren. „Das wäre nicht möglich gewesen mit dem alten Buchhaltungs-Programm. Ich hätte ja gar nicht das Personal bekommen, um das buchhalterisch hinzubekommen”, sagt Seniorchef Uwe Schmid. So wie die Immobilienverwaltung nahe des Bodensees genießen auch Hunderte andere Verwaltungen in Deutschland die Vorteile des ERP-Systems von Impower – etwa automatisierte Buchhaltung und ein intelligenter Posteingang.
Mit Impower spart sich Schmid mehr als 60 Prozent der Arbeitszeit in der Buchhaltung. „Ich muss kein großer Buchhalter sein, sondern nur ein bisschen Verständnis haben – und dann geht das klar”, sagt der Verwalter über sein neues Buchhaltungsprogramm. Wochenlange Schulungen gehören damit der Vergangenheit an.
Das wäre nicht möglich gewesen mit dem alten Buchhaltungs-Programm.
Die technischen Zauberwörter heißen intelligente Automatismen. Für den Einzug von Lastschriften für Hausgelder etwa werden Sollstellungen automatisch generiert. Das System verbucht durch maschinelles Lernen auch manuell eingehende Zahlungen ; beim nächsten Umsatz werden so Bankumsätze nahezu automatisch abgewickelt – das Nachbuchen eines ganzen Jahres wird so zu einer Aufgabe von wenigen Stunden.
Auch im Mahnwesen werden Impower-Kunden mit der intelligenten Automatisierung unterstützt. Das System prüft selbstständig, ob bereits die gesamten Bankumsätze des Objekts verbucht sind oder die Eigentümer Lastschriftmandate hinterlegt haben. Ist dies nicht der Fall, fügt Impower dem Mahnschreiben automatisch ein SEPA-Mandat bei.
Oft wird auch das Einsparpotential in der Rechnungsverarbeitung unterschätzt. Sobald eine Rechnung eintrifft, erkennt Impower über eine integrierte Texterkennung das betreffende Objekt – und alle Rechnungsdaten wie Datum, Betrag und Rechnungssteller. Die Buchungsmaske wird automatisch mit den Informationen befüllt und die Zahlung angelegt. Zugehörige Vorgänge können automatisch verknüpft werden. Objektbetreuer müssen nur noch die Rechnungen prüfen und freigeben; so ist eine sachgerechte Rechnungsprüfung möglich. Mit Impower und den richtigen Arbeitsschritten lässt sich die Bearbeitungszeit einer Rechnung auf eine Minute reduzieren. „Bei 1.000 Einheiten entspricht das knapp 66 Tagen im Jahr. Das spart nicht nur Kosten – sondern auch Personal”, sagt Impower-Geschäftsführer Thomas Klews.
Bei 1.000 Einheiten entspricht das knapp 66 Tagen im Jahr. Das spart nicht nur Kosten – sondern auch Personal
Die Grundstein Immobilien GP, eine größere Hausverwaltung in Garmisch-Partenkirchen, konnte mit Impower sogar zwei Arbeitskräfte in der Buchhaltung auf nur noch eine Halbtagsstelle kürzen. „Bei der Rechnungsfreigabe hatte man früher einen Stapel an Papier, den hat der Rechnungsverantwortliche durchgeschaut und die Freigabe erteilt. Dieser Papierstapel ging dann an den Buchhalter, der die Rechnungen abgetippt und ins System gebucht hat”, erklärt Inhaber Tobias-Micha Treder. Erst später sei der Zahlungslauf erfolgt.
Impower schneidet mehrere Schritte aus dem Prozess, Buchung und Rechnungsfreigabe sind nun in einem Vorgang erledigt. „Die Objektverantwortlichen sind nun zwar ein bisschen zu Buchhaltern geworden und haben auch einen Mehraufwand. Dafür ist das Thema Buchhaltung an der Stelle eliminiert”, sagt Treder. Weil die Bedienung von Impower intuitiv und leicht zu erlernen ist, müssen Objektbetreuer oder neue Angestellte nicht lange eingearbeitet werden. „Der Schulungsaufwand für das System geht gegen Null. Die Kollegen schulen sich gegenseitig, ich werde nur noch im geringen Maße gebraucht”, sagt der Betriebswirt. Dies sei einer der größten Benefits von Impower.
Der Schulungsaufwand für das System geht gegen Null.
Denn Verwalterinnen und Verwalter kennen das: Jeden Tag landen Unmengen an Angeboten, Schadensmeldungen, Rechnungen oder Prüfberichten im Postfach und Briefkasten. Das manuelle Sortieren der Informationsflut dauert Stunden. Mit Impower gehört die zeitraubende Arbeit ein für alle Mal der Vergangenheit an: Das ERP digitalisiert und versammelt die gesamte Post an einem Ort. Eingehende Mails mit Dokumenten können einfach ans System weitergeleitet werden,Post, die in Papierform an die Hausverwaltung geschickt wurde, lässt sich per Knopfdruck mit einem Scanner direkt ins System hochladen. Die intelligente Texterkennung erkennt automatisch das zugehörige Objekt und zeigt die Vorgänge an. Durch die offenen Schnittstellen von Impower ist das Dokument automatisch h im DMS, im Buchhaltungssystem und im Vorgangsmanagement hinterlegt. Eine perfekte Dokumentenablage – automatisch und intelligent.KI und intelligente Automatismen übernehmen also viele Arbeitsschritte, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Voraussetzung dafür ist jedoch eine digitalisierte Arbeitsweise – und die beginnt mit der Umstellung auf einen digitalen Posteingang.
Mit einem stringenten und dokumentierten Digitalisierungsprozess kann auch nahezu der komplette physische Posteingang vernichtet werden
„Mit einem stringenten und dokumentierten Digitalisierungsprozess kann auch nahezu der komplette physische Posteingang vernichtet werden”, sagt Thomas Klews von Impower. Die meisten Dokumente in Papierform können so rechtskonform beseitigt werden – so wie Aktenschränke und Archive. Bisher musste auch Uwe Schmid aktenweise Konto-Ordner und Papierrechnungen abheften. Mit der Software von Impower ist das aber kein Problem mehr.
Mehr Tipps und Tricks zum Umgang mit der Verwalterpost gibt es in unserem Webinar "Digitaler Posteingang: Weniger Arbeit und Papier im Verwalterbüro mit einem durchdachten digitalen Posteingang. Vorschläge zur Handhabung der Verwalterpost, dem Scannen und Dokumentenfluss.” Mehr dazu hier.
