Eine Rechnung zu einem Auftrag kommt rein oder ein Eigentümer ändert seine Adresse: Die Bestandsdaten müssen nun in den Verwaltungssystemen aktualisiert werden. Auch die Zuordnung und Ablage von Dokumenten steht jetzt an. Bisher mussten die Hausverwalter Vera und Andreas Jungnickel die neuen Daten separat einpflegen: im CRM-System facilioo und in ihrer alten Verwaltungssoftware. “Das Pflegen der Daten in unseren Systemen hat immer viel Zeit gekostet. Denn die Programme haben miteinander nicht kommuniziert”, sagt Vera Jungnickel aus dem Baden-Württembergischen Gärtringen.
Die nervige Dateneingabe hat jetzt ein Ende: Seit mehr als einem Jahr arbeiten die Unternehmer mit Impower zusammen. Über eine moderne Schnittstelle tauschen Impower und das CRM-System Daten und Dokumente aus, in Echtzeit und in beide Richtungen.
Unsere digitale Plattform ermöglicht es Eigentümern und Mietern, jederzeit auf wichtige Informationen und Dokumente zuzugreifen.
Die schwäbischen Immobilienverwalter setzen auf mehrere Programme statt auf nur eine All-in-One-Software. Ihr Motto: Kernkompetenzen statt Kompromisse.
Denn selten kann ein System alles leisten, insbesondere nicht in hoher Qualität. Die digitale Zukunft in der Hausverwaltung liegt vielmehr in modernen und über Schnittstellen vernetzten Systemen. Das ERP- und Buchhaltungssystem ist dabei das zentrale Herzstück der Systemlandschaft. Es ist cloudbasiert und dank der bidirektionalen Schnittstellen mit Kundenportalen, Vorgangsmanagement, Microsoft Office und Dokumentenmanagementsystmen (DMS) verbunden. Ermöglicht werden so Workflows, die wie aus einem Guss sind.
Das Problem aber ist, dass es bisher nur ERP-Systeme gibt, mit denen eher einseitige Datentransfers zu anderen Programmen möglich sind. Diese Systeme sind oft veraltet und passen nicht in ein modernes Arbeitsumfeld. Mit Impower bricht ein neues Zeitalter der offenen und bidirektionalen Schnittstellen an. Auch die Zusammenarbeit mit dem casavi-Portal funktioniert problemlos; alle Änderungen in Impower werden direkt zu casavi überspielt. “Aufgrund der modernen Schnittstellen von casavi war es von Anfang an einfach, Objekte aus casavi zu importieren oder die casavi-Vorgänge in Impower einzubinden”, sagt Thomas Klews, Gründer von Impower. Auch casavi-CEO Peter Schindlmeier lobt die Zusammenarbeit der Systeme: “Impower ist wegen des ebenfalls webbasierten Systems der perfekte Partner für casavi. Die Nutzer können sich ganz einfach zwischen den beiden Browserfenstern hin- und herbewegen.”
Ein weiterer bewährter Partner ist etg24: Mieter und Eigentümer können in etg24 ihre Kontaktdaten selbst abändern. Sie werden automatisch auch in Impower aktualisiert. Ein echtes Novum auf dem Markt. „Impower ist das erste ERP, mit dem wir eine bidirektionale Schnittstelle realisiert haben“ sagt Bernhard Preißer, Gründer und Geschäftsführer von etg24. ”Eine solche bidirektionale Schnittstelle eröffnet Verwaltern ganz neue Möglichkeiten, um ihnen in Zukunft noch mehr Arbeit abzunehmen.”
Bei Eigentümer- oder Mieterwechseln werden in etg24 Altverträge beendet und neue Verträge angelegt. So können neue Mieter oder Eigentümer direkt kontaktiert und ins Portal eingeladen werden; bei Objektübernahmen werden Dienstleister informiert. Das spart enorm viel Arbeitszeit.
Die vernetzten Systeme beschränken sich nicht nur auf die Weitergabe von Daten, sie ermöglichen auch plattformübergreifende Workflows: Nehmen wir an, Sie erhalten von einem Eigentümer die Meldung über einen Wasserrohrbruch. Über das Vorgangsmanagement wird ein Installateur beauftragt und der Schaden dem Versicherungsmakler gemeldet; in Impower wird beim Eigentümer und dem betroffenen Haus der Vorfall automatisch angezeigt.
Sobald die Rechnung des Handwerkers eintrifft, erkennt Impower über die integrierte Texterkennung das Objekt – und alle wichtigen Rechnungsdaten. Der Buchhalter kann die Rechnung automatisch mit dem Vorgang verknüpfen und die Objektbetreuer können so die Rechnung überprüfen und freigeben. Das ermöglicht eine sachgerechte Rechnungsprüfung. Mit der Verbuchung ist die Rechnung zudem automatisch in verknüpften DMS-Systemen wie Microsoft Sharepoint im richtigen Rechnungsordner ablegt. Einmal verbucht, in drei Systemen richtig hinterlegt.
“Impower wurde bereits in seiner Grundarchitektur als Schnittstellen-System konzipiert. Insofern kann grundsätzlich jede Software angebunden werden”, sagt Impower-CEO Klews. Er ergänzt: “Wir sind auch der Ansicht, dass die Kundendaten den Verwaltern gehören - und nicht uns als ERP. Deshalb hat jeder Kunde vollen Zugriff auf seine Daten und die Schnittstellen sind grundsätzlich offen”. Neben facilioo, casavi und etg24 sind unter anderen Microsoft Office, Caya, develop und ePost mit dem System vernetzt. Die Schnittstellen sind bei Impower kostenlos mit dabei.
Mit der Standardanbindung an die ePost werden Serienbriefe und Einladungen direkt in Impower erstellt und digital an die Deutsche Post weitergeleitet – mit nur einem Knopfdruck. Die Post druckt die Briefe, frankiert und versendet sie.
"Unsere alte All-in-One-Software hatte alles selber gemacht, zum Beispiel das Kundenportal und das Dokumentenmanagement. Sie haben uns aber nicht gefallen”, erzählt Verwalter Andreas Jungnickel. Das Programm war zu aufwendig und kompliziert. Die Verwalter haben sich für die neue Software von Impower entschieden. “Der Hauptgrund für die Entscheidung waren die offenen Schnittstellen, gerade zu facilioo.”
Die Jungnickels arbeiten neben Impower und facilioo auch mit DocuWare zur Datensicherung zusammen. “Mit den drei Systemen sind wir rundum super aufgestellt. Jedes Programm ist in seinem Bereich perfekt, so können wir rundum sauber verwalten”, sagt Vera Jungnickel.
Beim Aufbau einer neuen Systemlandschaft rät Andreas Jungnickel zunächst zu Impower. “Ein befreundetes Hausverwaltungsunternehmen, das wir gerade beim Aufbau begleiten, hat nach Tipps gesucht, welche Software am Anfang benötigt wird. Ganz klar Impower”, sagt der Hausverwalter. “Aufbauen und Ergänzen kann man später noch mit anderen Softwarepartnern.”
