Erfolgsgeschichte eines modernen Hausverwalters
Wie ein metallenes Mahnmal steht die Tonne für die Aktenvernichtung im Büro von Kai Pflanz. Sie erinnert an die Zeit, als Papierberge und Leitz-Ordner den Arbeitsalltag des schwäbischen Hausverwalters bestimmten.
Rechnungen kamen mit der Post, mussten zur Zahlung angewiesen und dann abgeheftet werden. Das ging nur im Büro in Allmersbach im Tal. Doch die Digitalisierung seines Familienbetriebs hat dem Immobilienverwalter neue Freiheiten verschafft: Pflanz, 40, arbeitet wahlweise im Büro, im Homeoffice oder mobil. So kann er endlich mehr Zeit mit seiner Tochter verbringen und sie zu ihren Tanzmeisterschaften begleiten.
Seine 13-jährige Tochter ist Hip-Hop-Tänzerin – und ziemlich erfolgreich. Kommendes Jahr tritt sie bei den Europa- und Weltmeisterschaften an. Der stolze Vater konnte wegen seiner Hausverwaltung lange nicht bei den Wettkämpfen dabei sein. Buchhaltung, Eigentümerversammlungen, Termine bei der Übernahme neuer Wohnanlagen: Pflanz musste für den laufenden Betrieb vor Ort sein – und das oft sieben Tage die Woche. Als Selbstständiger könne man immer arbeiten, sagt er.
Dann schaffte er für seine Hausverwaltung Impower an; seitdem ist seine Arbeit digitaler geworden. Und flexibler. “Ich habe jetzt die Möglichkeit, von überall zu arbeiten. Bei den Auftritten meiner Tochter kann ich jetzt live dabei sein; ich muss ihr nicht mehr sagen, dass Papa da nicht mitkommen kann. Ich kann mich dort auch ins Eck setzen und einfach weiterarbeiten. Und in dem Moment, wenn sie tanzt, geht der Laptop zu”, sagt der Familienmensch. Das ist sein Mehrwert, den die neue Technik schafft.
Ich habe jetzt die Möglichkeit, von überall zu arbeiten. Bei den Auftritten meiner Tochter kann ich jetzt live dabei sein.
Auch für die Bearbeitung von Rechnungen braucht er nicht im Büro zu sein. “Wir haben auf das Rechnungspostfach umgestellt, das mit Impower verknüpft ist. Die Post kommt an diese Mail-Adresse. Mit der automatischen Texterkennung füllt die Software den Buchungstext einfach aus: Wohnanlage, Rechnungsnummer, Datum”, sagt der gelernte Bankkaufmann. Vorbei sind die Zeiten, als der Briefkasten überquoll, mit Briefen von Eigentümern, Rechnungen, Kontoauszügen und Angeboten.
Doch in seinen Büros stapeln sich noch immer alte Ordner. Die Hausverwaltung gibt es seit 1996; er hat sie von seinen Eltern übernommen. Nach und nach werden die Ordner digitalisiert, danach wandern sie in die Aktenvernichtungs-Tonne. Nur noch Verträge und Protokolle liegen in Papierform vor. “Wir haben extra einen Riesen-Keller angemietet für unser Archiv. Obwohl wir mehr Einheiten im Bestand haben, müssen wir es nicht erweitern”, sagt er. Im Gegenteil: Es kann jetzt verkleinert werden. Und das spart Kosten.
Auch die Ausgaben fürs Personal sind gesunken. Früher hatte Pflanz’ Vater die Buchhaltung gemacht. Mit seinem Ausscheiden aus dem Betrieb wollte der Junior eine Software anschaffen, die Spaß macht: Er entschied sich für Impower. “Das war für mich das fehlende Mosaiksteinchen.” Die Vollzeitstelle des Vaters wurde wegen des neuen Systems nicht neu besetzt. “Ich brauche nicht zwingend jemanden, der in der Buchhaltung sitzt. Stattdessen kann der Mitarbeiter ins Backoffice gehen oder die Objektbetreuung unterstützen. Wir machen die Buchhaltung einfach im Tagesgeschäft mit”, sagt Pflanz. Das neue System hält er für selbsterklärend, aufgebaut wie eine App.
Künftig wird man sich als Hausverwalter ohne moderne Software sehr schwertun, glaubt Pflanz. “Für die Mitarbeiter ist es wichtig, eine Software vorzuhalten, die einfach zu bedienen ist. Man muss auch davon ausgehen, dass ein Angestellter nicht mehr zehn oder 15 Jahre bei dir ist. Da braucht man ein Programm, das Spaß macht.”
So wird seine Hausverwaltung auch künftig stabil aufgestellt sein: digital, transparent und verbindlich. Kommenden Sommer soll der Betrieb von Pflanz zudem komplett ohne Papier auskommen. Und die Innovationen gehen weiter: Ab dem Abrechnungsjahr 2024 führt er einen neuen Abrechnungsprozess ein. Die Wasserzähler sollen dann digital übermittelt werden.
