Volldigitalisierte Immobilienverwaltung mit fünf Sternen bei Google
Wenn Isabel Aigner über ihre Hausverwaltung spricht, fällt immer wieder das Wort “Kundenerlebnis”. Kein Wunder, die Wirtschaftsingenieurin hat 15 Jahre Produktprozesse für Vodafone entwickelt. Was braucht der Kunde? Wie muss man ihm helfen? 2016 hat Aigner ihre Immobilienverwaltung Havau in München gegründet – doch die Kundenorientierung von damals ist ihr Herzensanliegen geblieben.
Die 44-Jährige war früher selbst Kundin einer Hausverwaltung, zufrieden war sie aber nicht. “Das war alles sehr langsam, intransparent und wenig kommunikativ. Ich habe mir gedacht, das muss doch besser gehen mit den Mitteln von heute”, erzählt sie.
Also gründete sie mit ihrem Mann Jürgen Forscht die Hausverwaltung. “Wir wollen es besser machen, einen besseren Draht zu den Eigentümern haben, ihre Probleme lösen und ein besseres Kundenerlebnis bieten.
”Ihre Erfahrungen bei Vodafone helfen ihr dabei enorm, sagt sie. “Es ist sehr wichtig, mich in jeden Kunden hineinzuversetzen und die richtige Lösung anzubieten – von der Schlüsselbestellung bis zum fertigen Bauprojekt.
”Was braucht der Kunde einer Hausverwaltung also? “Die Kundschaft ist extrem heterogen. In einer WEG sitzen viele verschiedene Persönlichkeiten, Altersgruppen und Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen”, so Aigner. Was aber alle Eigentümer eint: Der Wunsch nach einer schnellen Bearbeitung ihrer Anliegen, einer korrekten Jahresabrechnung und einer halbwegs angenehmen Eigentümerversammlung. “Heutzutage soll das Verhältnis zur Hausverwaltung sehr effizient sein.” Anliegen müssen sofort bearbeitet werden – und nicht erst nach dreimaligem Nachfragen.
Heutzutage soll das Verhältnis zur Hausverwaltung sehr effizient sein.
“Mit der Digitalisierung ist das kein Problem mehr”, sagt die Unternehmerin. Auf der Suche nach einem passenden ERP-System, stießen die Hausverwalter auf Impower. “Wir haben uns viele Programme gründlich angeschaut und haben damit rumgespielt. Am Ende haben wir uns für Impower entschieden”, so Aigner. Ihr Mann Jürgen Forscht ist sogar bei der Softwareschmiede eingestiegen und inzwischen als operativer Geschäftsleiter tätig.
Gemeinsam mit der Hausverwaltung von Isabel Aigner wurde Impower immer weiter verbessert – aus der Praxis für die Praxis. “Impower ist intuitiv, vollständig cloudbasiert und arbeitet perfekt mit anderen Systemen zusammen, wie bei uns mit facilio”, sagt die Unternehmerin.
Und die Kundenwünsche lassen sich mit der neuen Cloud-ERP einfacher erfüllen: “Mit dem Vorgangsmanagementsystem können unsere Kunden jederzeit auf alles zugreifen. Sie können live mitverfolgen, welche Firma beauftragt wird oder welche Termine anstehen. Ihre Fragen können schnell von uns am Telefon beantwortet werden, man muss nicht mehr auf die Buchhaltung warten. Das schafft eine viel höhere Transparenz”, sagt die Verwalterin.
Mit Impower ist zudem der Jahresabschluss sehr früh fertig. Das Buchen geht “extrem schnell”, sagt Aigner, und wenn keine Wärmekostenabrechnung nötig ist, ist die Jahresabrechnung schon Mitte Januar fertig. Die Abrechnung ist sehr übersichtlich. “Dafür braucht man kein Abrechnungsdiplom. Das ist eine ziemliche Verbesserung für den Kunden.”
Auch die Eigentümerversammlung sind viel angenehmer geworden – für Kunden und die Mitarbeiter. “Der Versand der Einladung dauert nur noch drei Minuten. Klick, und 200 Eigentümer haben ihre Einladung zur Versammlung bekommen”, berichtet Aigner.
Impower ist intuitiv, vollständig cloudbasiert und arbeitet perfekt mit anderen Systemen zusammen.
Während der Versammlung wird bereits das Protokoll geschrieben, das der Beirat direkt nach der Veranstaltung unterschreiben kann. Eine halbe Stunde später wird das unterschriebene Dokument an alle Eigentümer verschickt. “Das schätzen die Kunden und für unsere Mitarbeiter ist die Arbeit auch befriedigend”, sagt die Hausverwalterin.
Das digitale und transparente Konzept der Hausverwalter scheint aufzugehen: Fünf Sterne bei Google sprechen für sich. Eine ungewöhnlich gute Bewertung für die Branche.
Der schönste Moment für Isabel Aigner ist aber nach einer erfolgreichen Eigentümerversammlung. Wenn man mehrere Stunden mit Hunderten von Eigentümern in einem Saal gesessen hat, wenn schwierige Themen diskutiert wurden und man am Ende ein positives Feedback bekommt. “Die Kunden kommen nach vorne und sagen ‘Gut gemacht’. Da weiß man, dass sich die harte Arbeit gelohnt hat.”
