Im Gespräch: Die Zukunft und Automatisierung der Buchhaltung

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Heller: Hallo Herr Beyerlein, ich freue mich, dass wir uns heute hier eingefunden haben, um uns zu Impower auszutauschen. Wollen wir direkt starten?
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Beyerlein: Hallo Herr Heller, ich freue mich ebenfalls. Haben Sie vielen Dank für diese tolle Möglichkeit. Sie können gerne loslegen.

Heller: Aus welchem Grund wurde Ihre Software entwickelt?
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Beyerlein: Wir sind seit vielen Jahren in der Hausverwalterbranche unterwegs - als Eigentümer, Beiräte und als Hausverwalter. Im Hausverwalteralltag haben wir am eigenen Leib erfahren, wie herausfordernd es ist, den wachsenden Kunden- und Rechtsansprüchen gerecht zu werden, die Flut an Aufgaben zu bewältigen und gegen den stetigen Personalmangel anzukämpfen.
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Als Produkt-Menschen mit langjähriger Erfahrung in der Digitalisierung und Softwareentwicklung bei renommierten Tech-Unternehmen wissen wir aber auch: das muss nicht so sein. Prozesse können digitalisiert, automatisiert und vereinfacht werden.

Und: dafür braucht es keine teuren Einführungsprojekte, komplizierte Benutzeroberflächen und langwierige Schulungen. Moderne Hausverwaltungssoftware für Hausverwalter muss und kann kosteneffizient und einfach in der Einführung und Nutzung sein!

Bei Impower handelt es sich um die moderne, cloud-basierte Buchhaltungs- und ERP Lösung der nächsten Generation: Intuitiv, einfach zu bedienen, von überall aus nutzbar, Workflow orientiert und dank offener Schnittstellen vielseitig verknüpft mit anderen Systemen und Lösungen.
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Unser Versprechen: ein Buchhaltungssystem, das Spaß macht; eine Plattform, die Hausverwalter und Marktteilnehmer einfach, automatisiert und digital zusammenarbeiten lässt.

Unser Ziel: Dass Sie wieder lächeln, wenn Sie an Buchhaltung denken. Außerdem wollen wir mit Impower dafür sorgen, dass Sie als Hausverwalter nicht mehr so viel Zeit und Nerven mit redundanten Aufgaben verbringen müssen, sondern wieder mehr Zeit für diese wichtigen Dinge im Leben haben.

Heller: Das haben Sie bei uns bereits geschafft. Vielleicht wollen wir zunächst auf die Probleme, die Sie mit Impower lösen, eingehen.
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Beyerlein: Natürlich, sehr gerne!
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Viele Kunden wünschen sich eine All-in One Lösung, eine Software, die Buchhaltung, Dokumentenmanagement-System (DMS), Kommunikationsplattform, E-Mail Client und Vorgangsmanagement in einem ist. Umgangssprachlich: die eierlegende Wollmilchsau. Selten kann ein System alles vor allem nicht in allem gleich gut sein und in allen Bereichen die Weiterentwicklung vorantreiben. Die Kraft der digitalen Zukunft liegt vielmehr in modernen, über Schnittstellen vernetzten Systemen, bei denen sich Plattformen und Tools flexibel kombinieren und plattformübergreifende Plattformübergreifende Workflows aufbauen lassen.

PropTechs erfreuen sich deshalb großer Beliebtheit, weil sie oft die besten Lösungen für bestimmte Bereiche liefern. Gleichzeitig bedeutet dies, dass Anwender auf mehreren Plattformen arbeiten müssen. Das ist nur dann unschön, wenn diese Plattformen nicht gut miteinander verknüpft sind, weil z.B. das ERP System eine lokale Server-basierte Software ist, während moderne Lösungen Browser- und Schnittstellen-basierte Anwendungen sind. Das Grundproblem liegt darin, dass das ERP System als das führende System die verschiedenen Tools und Prop-Tech Lösungen live verknüpfen und in Workflows einbinden müsste, dies aber nicht kann.
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Dabei muss die Einführung nicht kompliziert sein. Immer öfter stimmen PropTech Unternehmen ihre Lösungen ab und bieten tiefer gehende Integrationen mit passenden Workflows standardmäßig an. Ein modernes Schnittstellen-basiertes ERP System wird so zum Enabler und Marktplatz, um Marktteilnehmer miteinander zu verbinden und automatisierte Workflows über Plattformen hinweg zu ermöglichen. Solche modernen Arbeitssysteme sind auch wertvoll, um die Attraktivität der Branche für die nächste Generation zu erhöhen: diese ist es gewohnt, flexibel neue Tools für Problemstellungen zu nutzen und will auch am Arbeitsplatz mit modernen und einfachen Systemen browserbasiert arbeiten.

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Heller: Da stimme ich Ihnen zu. Unternehmen müssen um Personal kämpfen und tun sich keinen Gefallen, wenn sie auf veraltete, unbequeme Systeme setzen. Gibt es irgendwelche besonderen Funktionen oder weitere Vorteile, die Ihre Software bietet?
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Beyerlein: Allerdings! Sogar die ersten Zeilen des Entwicklungscodes von Impower sind mit unserer Mission im Hinterkopf und “auf der grünen Wiese” geschrieben worden. Das bedeutet, dass keine Altlasten bestehen und Impower somit auf den modernsten technologischen Standards entwickelt wird. Dies gibt uns die Möglichkeit, bestehende Probleme neu anzugehen - beispielsweise das ortsunabhängige Arbeiten dank unserer Heimat in der Cloud.

Auch die offenen Schnittstellen von Impower bieten ein enormes Potenzial, da sich so systemübergreifende Prozesse mit Partnerplattformen etablieren und umsetzen lassen -  und das ganz ohne Medienbruch.

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Heller: Das mit den Schnittstellen sehen wir ähnlich. Für uns war ein wichtiger Faktor bei der Entscheidungsfindung, dass die Software offen für Kooperationen mit anderer Software wie Vulcavo und Casavi ist. Haben Sie irgendwelche Kundenreferenzen oder Erfolgsgeschichten, die Sie teilen möchten?
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Beyerlein: Wir stehen in engem Kontakt mit unseren Kunden und stellen jeden Tag sicher, dass Hausverwalter mit einem Lächeln nach Hause gehen. Sehr gerne teilen wir ein paar unserer Geschichten mit Ihnen. Zum einen konnten wir einem Hausverwalter mit unseren automatisierten Prozessen helfen, eine Zeitersparnis von knapp 70% im Vergleich zu seinem vorherigen Tagesgeschäft zu erzielen.
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Zum anderen sammeln wir auch nette Anekdoten oder Zitate, die auch intern unserem Team immer wieder ein Lächeln aufs Gesicht zaubern. So haben uns beispielsweise Zitate erreicht, dass einige Kunden durch unseren Zuweisen Prozess der Bankumsätze so gefesselt waren, dass Sie völlig die Zeit vergessen haben, weil es so einen Spaß gemacht hat. Ein ebenso tolles Feedback erreichte uns von einem Interessenten, der uns nicht glaubte, dass man ein mittelgroßes Objekt innerhalb von 3 Stunden einpflegen und nachbuchen könne. Wenige Tage später erhielten wir einen Anruf, dass Sie Ihr komplettes Objekt in 4 Stunden vollständig nachgebucht und am selben Tag noch aus voller Tatendrang den Vertrag mit dem alten Hausverwalterprogramm gekündigt habe.

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Heller: Dazu habe ich auch eine Geschichte. Während eines Telefoninterviews haben wir eine Bewerberin mit der Aussage geschockt, dass bei uns nicht mehr gedruckt & kuvertiert wird. Das konnte die junge Dame kaum glauben. Insbesondere deshalb, da Sie bisher bei einer größeren Hausverwaltung tätig war und daher eher die herkömmliche Arbeitsweise gewohnt ist.
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Beylerein: Sie meinen wahrscheinlich das jährliche Ausdrucken aller Eigentümer Dokumente und das Kuvertieren für die Eigentümerversammlung, indem jeder Mitarbeiter einmal im Kreis um einen großen Tisch mit riesigen Papierstapel wandert… Solche Geschichten haben wir schon zu oft gehört. Das sind Prozesse, die es in der heutigen modernen Arbeitswelt einfach nicht mehr geben sollte.

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Heller: Da haben Sie recht, so etwas darf es nicht mehr geben. Aber wenn wir gerade dabei sind, wie sehen denn Ihre Pläne für die Zukunft von Impower aus?
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Beyerlein: Für die Zukunft wollen wir die Software zum einen noch weiter ausbauen und Prozesse verbessern. Zum anderen wollen wir aber auch ein Wegbereiter in die neuen Art des Arbeitens für Hausverwaltungen darstellen. Vor allem mit unseren Schnittstellen, DeepLinks und systemübergreifenden Prozessen lassen sich schon heute Arbeitsweisen darstellen, die es in der Branche noch nicht gegeben hat.
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Impower soll mit diesen vernetzten Systemen für Automatisierungen und Workflows sorgen, die wir aus einem Guss wirken. Entscheidend ist daher, dass eben das ERP- und Buchhaltungssystem als Kern der Systemlandschaft cloudbasiert ist und dank offener und bidirektionaler Schnittstellen alle anderen Plattformen wie Kundenportal oder Vorgangsmanagement einbinden kann. Wenn alle genutzten Systeme browserbasiert und über Schnittstellen verbunden sind, können moderne Systemlandschaften mit plattformübergreifenden Arbeitsabläufen und Automatisierungen aufgebaut werden.
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Rechnungen können bspw. automatisch vom ERP System im Objektordner des DMS abgelegt und mit dem zugehörigen Vorgang im Vorgangsmanagement verknüpft werden. Im ERP System können wiederum bei Objekten und Kontakten alle zugehörigen Vorgänge angezeigt werden, sodass der Nutzer direkt in den jeweiligen Vorgang springen kann, um dort effektiv mit aller Funktionalität weiterzuarbeiten. So entstehen Workflows und Systemlandschaften, die sich anfühlen, als wären sie aus einem Guss. Das Schöne dabei: der Nutzer hat die Freiheit, die für sich präferierte Plattform für den jeweiligen Arbeitsbereich auszuwählen und ist für die Zukunft flexibel in der Nutzung von weiteren Tools, es entsteht kein “lock-in”.

Besonders wichtig ist uns allerdings auch die sogenannte UI/UX, was so viel bedeutet wie eine gute und einfache Handhabung der Software, die zu erfolgreichen Erlebnissen und einem guten Gefühl bei der täglichen Benutzung führen soll.

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Heller: Das moderne Design und die Bedienung gefallen uns auch sehr gut und ich denke, dass dies zwischenzeitlich zumindest für die jüngeren Generationen ein Muss ist. Können Sie uns etwas zu Ihren Erfahrungen mit dem Umstieg auf Impower erzählen? Ich kann mir vorstellen, dass sich der Umstieg aufgrund des Unterschieds zur vorher genutzten Software für einige schwierig gestaltet.
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Beyerlein: Das ist tatsächlich von Hausverwaltung zu Hausverwaltung unterschiedlich. Das Spannende in der Branche ist die große Altersspanne innerhalb der Hausverwalter. So gibt es sehr viele Veteranen, die Ihre Hausverwaltung viele Jahre durch Wind und Wetter navigiert haben. Besonders interessant zu beobachten sind aber auch immer mehr Generationenwechsel, bei dem die erwachsenen “Kinder” nun die Firma der Eltern übernehmen und in Zeitalter der Digitalisierung führen möchten.

Impower ist deswegen aufgebaut, dass es jeder bedienen und damit arbeiten kann. Durch die einfache und intuitive Benutzerführung kann sich sogar ungeschultes Personal schnell in die Software einfinden. Impower ist primär auf mittelständische sowie große Unternehmen fokussiert, um diesen zu helfen, den Schritt aus dem analogen Arbeiten in eine digitalisierte Arbeitswelt zu gehen.
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Zudem wollen wir mit Impower auch junge Unternehmer und Neugründungen unterstützen, da diese der zukünftige frische Wind sind, den die Branche unbedingt braucht.

Ein Wechsel von einem ERP-System schreckt natürlich auf den ersten Blick immer ab. Tatsächlich ist der Umstieg zu Impower jedoch denkbar einfach. Je nachdem, ob Kunden bereits ein angebundenes Eigentümerportal verwenden, ist der Prozess der Stammdatenübernahme teilweise mit nur ein paar Klicks erledigt.

Für alle anderen Fälle verwenden wir Excel Dateien mit einem csv Import, um Stammdaten aus dem alten ERP bei Impower hochzuladen. Unsere Excel Dateien haben dabei Validierungen integriert, die Ihnen helfen, Ihre Daten beim Eintragen direkt zu korrigieren.

Heller: Sie holen also Verwalter jedens Alter ab. Wie können sich Interessierte denn über Impower informieren? Was sind die ersten Schritte? Gibt es eine kostenlose Testversion der Software oder ein kostenloses Probeabonnement, das Benutzer ausprobieren können?
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Beyerlein: Eines unserer Mottos lautet “Von der Praxis für die Praxis”, was sich auch in unserer Präsentation von Impower widerspiegelt. So führen wir Interessenten gerne das System in Form von Produktvorstellungen vor, in denen wir als Hausverwalter direkt aus dem alltäglichen und praktischen Einsatz von Impower aus der eigenen Hausverwaltung berichten.

Interessenten haben zudem die Möglichkeit, Impower selbst einmal für 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einem Demo Zugang zu testen. Bei diesem handelt es sich um einen vollproduktiven Zugang, mit dem Kunden nach Vertragsschluss direkt weiterarbeiten können.

Heller: Die herkömmlichen Buchhaltungssoftwares setzen meist auf (teure) Onboarding Termine vor Ort. Wie löst Impower dieses Problem?
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Beylerein: Das ist durchaus ein Problem in der Branche, welches wir neu angehen wollen. Deswegen decken wir in unserem Onboarding alle wichtigen Schulungen gemeinsam mit dem Kunden und dessen Team ab, sodass dieser befähigt ist, danach direkt loszulegen - und das alles inklusive.

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Heller: Wie ist der Kundensupport für die Software organisiert? Gibt es eine FAQ-Seite oder ein Support-Forum, das Benutzern zur Verfügung steht?
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Beyerlein: Impower ist mit dem Hauptmerkmal entwickelt worden, eine sehr intuitive Benutzerführung und übersichtliche Oberflächen anzubieten. Durch die ineinandergreifenden und automatisierten Prozesse ist eine Handhabung sehr einfach, was es vor allem auch für Nicht-Fachpersonal sehr angenehm macht.
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Das macht vor allem das Onboarding sehr einfach und leichtgewichtig, da dies gemeinsam mit den Kunden und deren Team in Form von “Betreuten Buchen” und Schulungen abgedeckt wird.

Neben diesem Anspruch gibt es jedoch ebenfalls einen erstklassigen Kundensupport, der Ihre Anliegen mithilfe eines zielgerichteten Ticketsystems aufnimmt und diese bearbeitet. Neben dem Support haben Kunden ebenfalls Zugriff auf ein dedizierten Hilfe-Center, in dem aufbereitete Hilfe-Artikel sowie Kurzvideos vorhanden sind, die verschiedene Problembereiche abdecken.

Heller: Gut zu hören, dass es auch Ansprechpartner gibt, an die man sich wenden kann, wenn man mal ein Problem hat. Jetzt haben Sie schon viel über Ihre Gedanken und Pläne von Impower mit mir geteilt, ist die Software öffentlich auch schon einmal vorgestellt worden?
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Beyerlein: Ja, tatsächlich. Im letzten Jahr konnte Impower zahlreiche Hausverwalter begeistern, unter anderem den Unternehmensberater für Immobilienverwaltungen Alexander Haas, der nach jahrelanger Nutzung einer anderen Lösung nun ebenfalls auf Impower umgestiegen ist und dieses nicht mehr missen mag.

Im April 2022 konnte sich Impower aus 130 PropTechs hervorstellen, die Jury begeistern und wurde somit der Gewinner des GermanPropTech Awards 2022 im Bereich Asset & PortfolioManagement.

Daneben taucht Impower auch regelmäßig in den Pressemitteilungen und News des VDIV Deutschlands mit Neuigkeiten auf. Zudem kann Impower diverse andere Auftritte vorweisen, wie beispielsweise einem Artikel in der ImmobilienZeitung IZ oder einem Podcast bei Steuerköpfen.de.

Heller: Wow, das klingt spannend. Wie geht es mit Impower weiter?
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Beyerlein: Wir sind stolz auf das, was Impower bereits heute abdeckt, als Perfektionisten ist unser Durst nach mehr aber noch lange nicht gestillt.

Eins ist sicher - Impower wird sich ständig weiterentwickeln und verbessern. Gemeinsam mit unseren Partnern und Kollegen soll Impower weiterhin neue und wegweisende Prozesse etablieren, die das tägliche Arbeiten von Hausverwaltungen und Objektbuchhaltung deutlich vereinfachen sollen. Damit Sie wieder mehr Zeit haben für die wichtigen Dinge im Leben.

Heller: Ich bedanke mich für das interessante Gespräch und bin schon auf die kommenden Neuerungen und Features gespannt. Vielleicht können wir uns in den kommenden Monaten noch einmal austauschen. Gibt es noch etwas, dass Sie ergänzen möchten?
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Beyerlein: Natürlich, sehr gerne! Uns ist es wichtig, sowohl bestehenden Hausverwaltungen als auch jungen Unternehmen einen Ausblick darauf zu geben, dass eine moderne Hausverwaltung nicht erst Zukunftsmusik ist, sondern schon heute stattfindet. Gerade in der Zusammenarbeit mit Ihnen zeigt sich für uns, welche Potenziale sich in der heutigen Hausverwaltung entdecken und hebeln lassen. Deswegen sind wir dankbar für diese tolle Gelegenheit und bedanken uns ebenfalls für dieses schöne Gespräch.

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Sie wollen mehr zu Impower und der Buchhaltung der Zukunft erfahren? Dann besuchen Sie uns unter www.impower.de.

Oder sie besuchen die i5 Immobilien GmbH auf deren Webseite.

Wir freuen uns auf Sie!

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Dann sehen Sie doch einmal hier vorbei.

• Impower war auf dem 30. Verwaltertag in Berlin. Lesen Sie hier mehr darüber, dass nun noch mehr Hausverwalter wieder lächeln, wenn Sie an Buchhaltung denken.
• Informationen zu der Partnerschaft zwischen Impower und casavi und dem Einklang von Eigentümerportal undBuchhaltung finden Sie hier.
• Lernen Sie mehr über die Entstehungsgeschichtesowie weiteren Zukunftsplänen von Impower im Gespräch des Kanzleifunk Podcasts mit unserem GründerThomas Klews.  
• Erfahren Sie, weshalb Impower Mitglied der German PropTech Initiative ist.
• Impower ist stolzer Partner des VDIV Deutschlands - weil digitaler Wandel am besten gemeinsam geht - erfahren Sie hier mehr.
• Was der Unternehmensberater für Immobilienverwaltungen Alexander Haas über Impower denkt, erfahren Sie hier.

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